Die beiden Grenzen
Ihre Umsätze sind nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:
| Zeitraum | Grenze | Wirkung beim Überschreiten |
|---|---|---|
| Vorjahr | 25.000 € | Im ganzen laufenden Jahr keine Kleinunternehmerregelung, auch wenn der Umsatz jetzt darunter bleibt. |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | Die Befreiung endet sofort, mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. |
| Gründungsjahr | 25.000 € | Maßgeblich ist der tatsächliche Umsatz dieses Jahres. Wird er überschritten, endet die Befreiung ebenfalls im laufenden Jahr. |
Bis 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € und 50.000 €, und für das laufende Jahr kam es auf eine Prognose zu Jahresbeginn an. Beides gilt nicht mehr.
Das Gründungsjahr
Wer im Laufe eines Jahres anfängt, hat kein Vorjahr. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt dann die niedrigere Grenze: Der tatsächliche Umsatz im Gründungsjahr darf 25.000 € nicht überschreiten. Die 100.000 € sind nicht gemeint. Eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet nicht statt, es zählt der Umsatz, der wirklich anfällt.
Was zum Umsatz zählt
Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Eine Rechnung vom Dezember, die erst im Januar bezahlt wird, zählt also zum neuen Jahr. Anzahlungen zählen in dem Moment, in dem sie eingehen. Nicht mitgerechnet werden bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG und der Verkauf von Anlagevermögen, etwa eines gebrauchten Firmenwagens.
Was beim Überschreiten passiert
Ein Beispiel nach dem Muster des Bundesfinanzministeriums: Sie hatten im Vorjahr 20.000 € Umsatz, im laufenden Jahr sind bis Oktober 85.000 € eingegangen. Ein neuer Auftrag über 30.000 € wird bezahlt. Damit liegt der Umsatz bei 115.000 €. Nicht nur die 15.000 € über der Grenze, sondern der ganze Auftrag über 30.000 € ist umsatzsteuerpflichtig.
Ab diesem Umsatz gilt die Regelbesteuerung. Das heißt unter anderem:
- Ihre Rechnungen müssen Umsatzsteuer ausweisen und alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG tragen.
- Sie geben Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
- Sie können Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen abziehen.
Weil die Grenze mit einer einzigen Zahlung überschritten sein kann, lohnt es sich, den Umsatz laufend im Blick zu haben und vor einem großen Auftrag mit dem Steuerberater zu sprechen.
Keine Umsatzsteuererklärung mehr
Solange die Kleinunternehmerregelung gilt, entfallen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Das Finanzamt kann eine Erklärung aber im Einzelfall anfordern. Werden die Grenzen überschritten, gelten ab diesem Zeitpunkt die allgemeinen Erklärungspflichten.
Freiwillig verzichten
Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, etwa wenn Ihre Kunden fast nur Unternehmer sind und Sie hohe Vorsteuerbeträge aus Investitionen haben. Der Verzicht wird gegenüber dem Finanzamt erklärt, und zwar spätestens bis Ende Februar des zweiten Jahres nach dem betroffenen Jahr. Er ist unwiderruflich und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Ob sich das rechnet, ist eine Frage für den Steuerberater.
So macht es kleinunternehmer-online
Die Anwendung zählt die bezahlten Umsätze je Jahr gegen beide Grenzen und warnt ab 80 % der Grenze des laufenden Jahres. Den Status Kleinunternehmer legen Sie je Wirtschaftsjahr selbst fest; die Anwendung schaltet ihn nie eigenmächtig um. Wer aus der Regelung herauswächst, braucht eine Buchhaltung mit Umsatzsteuer. Dafür gibt es den Gesamtexport aller Daten und Belege, siehe Fragen und Antworten.