Die Pflichtangaben nach § 34a UStDV
Bis Ende 2024 galten für Kleinunternehmer dieselben Pflichtangaben wie für alle anderen Unternehmer (§ 14 Abs. 4 UStG), nur ohne Steuerausweis. Seit dem 1. Januar 2025 gibt es mit § 34a UStDV eine eigene, kürzere Liste. Eine Rechnung über steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG muss enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Stellt nicht Sie, sondern Ihr Kunde die Abrechnung aus, muss zusätzlich das Wort „Gutschrift" darauf stehen.
Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Der Hinweis ersetzt den Steuerausweis. Das Bundesfinanzministerium lässt eine umgangssprachliche Form genügen, etwa „steuerfreier Kleinunternehmer", solange sie die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet. Auf der sicheren Seite sind Sie mit einem Satz, der die Befreiung und die Vorschrift nennt:
- „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG."
- „Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG."
Verbreitet ist auch „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Der Satz verweist auf die Vorschrift der Kleinunternehmerregelung und bezeichnet sie damit eindeutig. Der Hinweis gehört auf jede Rechnung, auch auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Was nicht mehr Pflicht ist, aber sinnvoll bleibt
Zwei Angaben, die für Rechnungen mit Umsatzsteuer vorgeschrieben sind, fehlen in § 34a UStDV: die fortlaufende Rechnungsnummer und der Zeitpunkt der Leistung. Weglassen würden wir beide trotzdem nicht:
- Mit einer eindeutigen Nummer ordnen Sie Zahlungseingänge zu, und Ihr Kunde kann die Rechnung in seiner Buchhaltung wiederfinden. Viele Kunden fragen sonst nach.
- Das Leistungsdatum zeigt, welchem Zeitraum eine Rechnung gehört. Das erspart Rückfragen, wenn Sie über Monate hinweg für denselben Kunden arbeiten.
- Fallen Sie aus der Kleinunternehmerregelung heraus, gelten ab diesem Zeitpunkt wieder alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Wer sie gewohnt ist, muss nichts umstellen.
Keine Umsatzsteuer ausweisen
Weist eine Rechnung Umsatzsteuer aus, obwohl Sie dazu nicht berechtigt sind, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Das gilt auch dann, wenn es nur ein Versehen in der Vorlage war. Berichtigen lässt sich das erst, wenn Ihr Kunde keine Vorsteuer daraus gezogen oder sie zurückgezahlt hat, und nur auf Antrag beim Finanzamt. Prüfen Sie deshalb vor allem übernommene Vorlagen, ob sie noch eine Steuerzeile enthalten.
Rechnungen bis 250 Euro
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten die Angaben des § 33 UStDV, und die sind noch knapper: Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung und der Betrag mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name und Anschrift des Kunden und Ihre Steuernummer dürfen dann fehlen.
Muster einer Kleinunternehmer-Rechnung
Die Ziffern in Klammern verweisen auf die fünf Pflichtangaben oben. Rechnungsnummer und Leistungszeitraum sind freiwillig ergänzt.
Erika Beispiel · Grafikdesign (1)
Musterweg 12, 12345 Musterstadt
Steuernummer 123/456/78901 (2)
An: Beispiel GmbH (1)
Hauptstraße 1, 54321 Beispielstadt
Rechnung RE-2026-0042
Datum: 05.10.2026 (3)
Leistungszeitraum: September 2026
Logo-Entwurf, drei Varianten, pauschal (4) 600,00 €
Bildbearbeitung, 4 Std. × 60,00 € (4) 240,00 €
Gesamtbetrag (5) 840,00 €
Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. (5)Namen, Anschriften und Steuernummer sind erfunden.
E-Rechnung: dürfen, nicht müssen
Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen. Ein PDF oder eine Papierrechnung bleibt zulässig. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei dürfen Sie mit Zustimmung des Kunden ausstellen. Die Zustimmung braucht keine Form, es genügt das Einvernehmen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.
So macht es kleinunternehmer-online
Die Anwendung druckt auf jede Rechnung alle Angaben einer vollständigen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, also mehr, als § 34a UStDV verlangt. Dazu gehören eine fortlaufende Nummer, die erst beim Festschreiben vergeben wird, und das Leistungsdatum. Der Hinweis auf § 19 UStG lässt sich nicht abschalten, und eine Umsatzsteuerzeile gibt es im Kleinunternehmerjahr nicht. Mehr dazu unter Funktionen.