E-Rechnung

Empfangen müssen Sie. Ausstellen dürfen Sie.

Die E-Rechnungspflicht wird für Kleinunternehmer regelmäßig strenger erzählt, als sie ist. Die beiden Richtungen sind rechtlich völlig unterschiedlich geregelt.

Pflicht seit 1. Januar 2025

E-Rechnungen empfangen

Wer unternehmerisch tätig ist, muss E-Rechnungen im strukturierten Format annehmen und verarbeiten können — Kleinunternehmer eingeschlossen. Es genügt nicht, die Datei im Postfach liegen zu lassen: die Rechnungsdaten müssen lesbar gemacht und aufbewahrt werden.

Praktisch heißt das: ein Empfangsweg, aus dem die Datei ins Archiv wandert, und eine Auswertung, die den Inhalt sichtbar macht.

Dauerhaft ausgenommen

E-Rechnungen ausstellen

Für eigene Rechnungen bleibt das PDF zulässig. § 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen aus — nicht befristet, sondern dauerhaft.

Ausnahme in der Praxis: öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung unabhängig davon. Dafür ist die Ausstellung zuschaltbar.

Rechtsstand August 2026. Diese Seite beschreibt die Grundlage der Umsetzung und ist keine steuerliche Beratung.

Die Formate

Ein Datenmodell, zwei Verpackungen.

XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern zwei Erscheinungsformen derselben europäischen Norm. Beide setzen auf dem Profil EN 16931 auf.

EN 16931Die europäische Norm für die semantische Beschreibung einer Rechnung. Sie legt fest, welche Angabe welche Bedeutung hat — etwa BT-10 für die Leitweg-ID oder BT-121 für den Grund der Steuerbefreiung.
XRechnungReines XML, in Deutschland der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Menschen nicht direkt lesbar, für Software eindeutig.
ZUGFeRDEin PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht ein normales Rechnungs-PDF, seine Software liest die strukturierten Daten aus derselben Datei.
Leitweg-IDDie Adresse des Rechnungsempfängers im Behördennetz. Ohne sie wird eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber abgewiesen — deshalb steht sie am Kunden, nicht an der einzelnen Rechnung.
SteuerbefreiungEine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht eine ausdrückliche Begründung. Der § 19-Hinweis ist damit nicht nur Fußzeilentext, sondern ein Pflichtfeld im Datensatz.

Die Umsetzung

Was das Tool damit macht.

Vorbereitet von Anfang an. Auch solange nur ein PDF herauskommt, trägt das Datenmodell die Pflichtfelder der Norm: Leitweg-ID, Steuerbefreiungsgrund, Einheiten, Zahlungsbedingungen. Nachträglich lässt sich das nicht sauber ergänzen.

Zuschaltbar. Ohne aktiviertes Format bleibt alles beim PDF. Wird XRechnung oder ZUGFeRD aktiviert, entsteht die strukturierte Datei beim Festschreiben zusätzlich zum PDF und wird mit archiviert.

Geprüft, bevor sie rausgeht. Die erzeugte Datei wird gegen das Profil validiert. Eine E-Rechnung, die beim Empfänger abgewiesen wird, kostet mehr Zeit als eine, die zwei Sekunden später fertig ist.

Eingang ohne Fremddienst. Eingehende XRechnung und ZUGFeRD werden im Tool selbst geparst. Kein Upload zu einem Drittanbieter, kein Auftragsverarbeitungsvertrag dafür.

Start noch offen

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