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Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Gebaut für § 19 UStG. Nicht dafür nachgerüstet.

Ausgangsrechnungen mit allen Pflichtangaben schreiben, Belege nachvollziehbar ablegen und daraus die EÜR für den Steuerberater erzeugen — ohne Umsatzsteuer-Logik, die man erst wegkonfigurieren muss.

Auf die WartelisteWas geplant ist

In Entwicklung · Stufe 1 spezifiziert

RechnungRE-2026-0004§ 14 Abs. 4 Nr. 4Fortlaufend und lückenlos. Vergeben beim Festschreiben, nicht beim Entwurf.
RechnungsempfängerStadtwerke Beispielstadt AöR
Leitweg-ID 04011000-1234512345-06
LeistungBetrag
Webauftritt, Neugestaltung
März 2026		1.850,00
Bildaufbereitung
7,0 Std. × 70,00		490,00
Gesamtbetrag2.340,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.§ 19 UStGPflichthinweis statt Steuerausweis — im PDF und als Befreiungsgrund BT-121 in der E-Rechnung.

Die Ausgangslage

Bei den großen Anbietern ein Sonderfall. Hier der Normalfall.

Wer nach § 19 UStG abrechnet, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer. In den üblichen Rechnungsprogrammen ist das eine Einstellung neben der Regelbesteuerung — mit Feldern, Konten und Auswertungen, die dann leer bleiben. Hier ist es der Ausgangszustand.

Der Status hängt außerdem am Jahr, nicht an der Firma: Wer die Grenze überschreitet, wird im Folgejahr regelbesteuert. Deshalb wird der § 19-Status je Kalenderjahr geführt, samt der dann geltenden Grenzwerte.

25.000 €

Umsatz im Vorjahr — bis zu dieser Grenze bleibt die Regelung anwendbar.

100.000 €

Umsatz im laufenden Jahr — beim Überschreiten endet die Regelung noch im selben Jahr.

§ 19 Abs. 1 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung. Die Werte sind gesetzlich veränderlich und im Tool je Jahr hinterlegt, nicht fest verdrahtet.

Der Umfang

Drei Bereiche, ein Jahresergebnis.

Die EÜR ist keine eigene Fleißarbeit am Jahresende, sondern das Ergebnis der beiden Bereiche darüber.

Einnahmen

Rechnungen

Entwurf schreiben, prüfen, festschreiben. Erst beim Festschreiben fällt die Rechnungsnummer — danach ist die Rechnung unveränderlich, Korrekturen laufen über Storno und Korrekturrechnung.

  • Pflichtangaben nach § 14 UStG
  • § 19-Hinweis statt Steuerausweis
  • Lückenlose Nummernkreise
  • PDF, XRechnung, ZUGFeRD
  • Zahlungseingänge und Teilzahlungen

Ausgaben

Belege

Betriebsausgaben brutto erfassen und die Belegdatei dauerhaft hinterlegen. Die Belegart entscheidet über die Pflichtfelder — eine Eingangsrechnung ist nicht dasselbe wie ein Kassenbon oder ein Eigenbeleg.

  • Kategorien nach den Zeilen der Anlage EÜR
  • PDF, Bild oder E-Rechnungs-XML
  • Eingehende E-Rechnungen einlesen
  • Anlagegüter mit linearer AfA und GWG
  • Prüfsumme je Datei, kein Überschreiben

Ergebnis

EÜR

Maßgeblich ist das Zahlungsdatum, nicht das Rechnungsdatum. Am Ende steht ein Paket, das der Steuerberater ohne Rückfragen öffnen kann.

Bezahlte Einnahmen
Bezahlte Ausgaben
Abschreibungen
Überschuss des Jahres
  • Aufstellung nach den Zeilen der Anlage EÜR
  • PDF und CSV
  • ZIP mit allen Belegen und Indexdatei
  • Lesezugang für den Steuerberater

Pflicht und Ausnahme

Bei der E-Rechnung sind die beiden Richtungen ungleich.

Das wird oft in einen Topf geworfen — und ist der häufigste Grund für unnötige Nervosität bei Kleinunternehmern.

Pflicht seit 1. Januar 2025

Empfangen und verarbeiten

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nach EN 16931 annehmen und auswerten können. Ein Ordner im Mailpostfach erfüllt das nicht: die Daten müssen aus dem XML gelesen und aufbewahrt werden.

Umgesetzt als Einlesen von XRechnung und ZUGFeRD in eine Ausgabe.

Dauerhaft ausgenommen

Selbst ausstellen

Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV dauerhaft befreit. Wer trotzdem eine braucht — etwa für einen öffentlichen Auftraggeber — schaltet das Format zu.

Ohne aktiviertes Format bleibt alles beim PDF. Mit Format: XRechnung oder ZUGFeRD, Profil EN 16931.

Kein Rechtsrat, sondern die Grundlage der Umsetzung. Rechtsstand August 2026.Ausführlich zur E-Rechnung

Die Abgrenzung

Was das Tool nicht macht.

Der Verzicht ist Absicht. Jede dieser Grenzen hält den Rest einfach — und die meisten Kleinunternehmer brauchen den Unterschied gar nicht.

  • Keine SteuererklärungDie Seite liefert aufbereitete Zahlen und Belege. Die Erklärung und die Übermittlung an ELSTER macht der Steuerberater — Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung ebenfalls.
  • Keine doppelte BuchführungKein Kontenrahmen, keine Bilanz, kein DATEV-Buchungsstapel. Die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine Zufluss-Abfluss-Rechnung, und genau die wird gebaut.
  • Keine Belegerkennung per KIAusgaben werden von Hand erfasst, die Belegdatei wird angehängt. Damit verlässt kein Beleg das System und es braucht keinen Vertrag mit einem OCR-Dienstleister.
  • Kein MahnwesenOffene Posten zeigen Fälligkeit und Alterung. Mahnstufen, Mahntexte und Verzugszinsen gehören nicht dazu.
  • Keine AuslandsfälleReverse Charge und innergemeinschaftliche Leistungen bleiben draußen. Solche Rechnungen gehören zum Steuerberater, nicht in ein Werkzeug für den Regelfall.

Der Weg dorthin

Der Ausbau in vier Stufen.

Der schwierigste Teil kommt zuerst: Unveränderbarkeit festgeschriebener Rechnungen und die lückenlose Nummernvergabe. Wer darauf aufsetzt, kann den Rest nachziehen — umgekehrt nicht.

  1. Stufe 1SpezifiziertRechnungen und VersandKundenstamm, Rechnungsentwurf, Positionen, Festschreiben mit lückenloser Nummer, Storno und Korrektur, PDF, Download und Mailversand, Zahlungseingänge und offene Posten.
  2. Stufe 2In ArbeitBelege und EÜRE-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD, Ausgaben mit Belegarchiv, eingehende E-Rechnungen einlesen, Anlagegüter mit linearer AfA, EÜR und Jahresexport.
  3. Stufe 3GeplantAngebote, Wiederholung, ZeitenAngebote mit Übernahme in eine Rechnung, wiederkehrende Rechnungen aus Vorlage und Intervall, Zeiterfassung mit Übernahme in Rechnungspositionen.
  4. Stufe 4GeplantSelbst anmeldenRegistrierung ohne Umweg, Tarife, Bezahlung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Kündigung mit vollständigem Datenexport.

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