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Funktionen

Was das Tool können soll.

Der Umfang steht als Anforderung fest und ist in Stories mit Akzeptanzkriterien beschrieben. Öffentlich nutzbar ist davon heute nichts — was schon spezifiziert und was noch geplant ist, zeigen die vier Stufen auf der Startseite.

Bereich 1

Ausgangsrechnungen

Der fachlich anspruchsvollste Teil und deshalb der erste: eine Rechnung, die den Pflichtangaben genügt und nach dem Festschreiben nicht mehr veränderbar ist.

  • Entwurf und PositionenRechnungskopf, Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Positionen sortieren und entfernen, Summenbildung mit definierter Rundung. Entwürfe tragen noch keine Nummer.
  • FestschreibenVollständigkeitsprüfung, dann Vergabe der fortlaufenden Nummer aus dem Nummernkreis. Danach ist die Rechnung unveränderlich — Grundlage der GoBD-Konformität.
  • Storno und KorrekturEine festgeschriebene Rechnung wird nie überschrieben. Stornorechnung und Korrekturrechnung bekommen jeweils eine eigene Nummer und verweisen auf das Original.
  • RechnungsdokumentPDF aus einer festen Vorlage, je Mandant konfigurierbar in Logo, Absenderzeile, Fußzeile mit Bankverbindung, Einleitungs- und Schlusstext. Pflichtangaben sind nicht wegkonfigurierbar.
  • VersandDownload von PDF und XML sowie Mailversand mit Versandprotokoll je Rechnung. Standard ist der Versand über die Plattform mit Antwortadresse des Anwenders; eigenes SMTP ist möglich.
  • Zahlungen und offene PostenZahlungseingänge von Hand erfassen, Teilzahlungen inklusive. Offene Posten zeigen Zahlungsziel, Fälligkeit und Alterung. Keine Mahnstufen, keine Verzugszinsen.

Bereich 2

Ausgaben und Belege

Betriebsausgaben sind mehr als Eingangsrechnungen: Kassenbons, Bankgebühren, Beitragsbescheide, Eigenbelege und die jährliche Abschreibung gehören genauso dazu.

  • Ausgabe erfassenBruttobetrag, Zahlungsdatum, Kategorie und Belegart. Der ausgewiesene Steuerbetrag wird mitgeführt — für die Belegtreue und für den Fall, dass der § 19-Status endet.
  • BelegartenEingangsrechnung, Quittung und Kassenbon (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV), Eigenbeleg mit Begründungspflicht, Bescheid und Dauerbeleg. Die Belegart bestimmt die Pflichtfelder.
  • BelegarchivBelegdatei als PDF, Bild oder E-Rechnungs-XML anhängen, mit Prüfsumme gespeichert. Kein Überschreiben, kein hartes Löschen.
  • Eingehende E-RechnungenXRechnung und ZUGFeRD werden eingelesen und die Werte exakt aus dem XML übernommen — nicht geschätzt und nicht durch einen externen Dienst geschickt.
  • KategorienAusgabenkategorien folgen den Zeilen der amtlichen Anlage EÜR und liegen als Stammdaten je Jahr vor. Damit passt der Jahresexport zu dem, was der Steuerberater ausfüllt.
  • AnlagegüterAnschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer, lineare Abschreibung je Jahr, Sofortabzug geringwertiger Wirtschaftsgüter unterhalb der Grenze. Grenzbetrag und Nutzungsdauern sind Stammdaten.

Bereich 3

EÜR und Jahresexport

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine Zufluss-Abfluss-Rechnung. Maßgeblich ist, wann Geld geflossen ist.

  • Auswertung je KalenderjahrBezahlte Einnahmen, bezahlte Ausgaben und Abschreibungen ergeben den Überschuss. Rechnungen, die im Dezember gestellt und im Januar bezahlt wurden, landen im richtigen Jahr.
  • AufstellungPDF-Aufstellung nach den Zeilen der Anlage EÜR, dazu die Zahlen als CSV zur Weiterverarbeitung.
  • BelegpaketZIP mit allen Belegdateien des Jahres und einer Indexdatei, die jeden Beleg der Buchung zuordnet. Ein Paket, ein Übergabetermin.
  • Zugang für den SteuerberaterRollen sind frei aus Einzelrechten zusammengesetzt. Ein reiner Lesezugang für die Steuerkanzlei ist damit abbildbar, ohne ihn fest zu verdrahten.

Grundlage

Stammdaten, Benutzer, Nachvollziehbarkeit

Unspektakulär, aber die Voraussetzung dafür, dass die drei Bereiche überhaupt korrekt arbeiten können.

  • UnternehmensstammdatenFirmierung, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Logo. Alles, was auf der Rechnung stehen muss.
  • KalenderjahreDas Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr. Je Jahr: § 19-Status, geltende Umsatzgrenzen, Nummernkreise und veränderliche Stammdatenwerte.
  • KundenKundenstamm mit Anschrift, USt-IdNr., Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber und eigenem Zahlungsziel.
  • Benutzer und RollenAnmeldung mit Benutzername und Passwort, ohne externen Anmeldedienst. Rollen sind je Mandant konfigurierbare Bündel aus im Code definierten Einzelrechten.
  • ÄnderungsprotokollWer hat wann was geändert. Für die eigene Sicherheit und für Rückfragen im Nachhinein.

Start noch offen

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