Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, etwa Quittungen und Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO |
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025.
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Beleg entstanden ist. Bei einer Rechnung vom 10. März 2026 beginnt die Frist am 31. Dezember 2026 und endet mit dem 31. Dezember 2034. Erst danach darf sie weg.
Für Aufzeichnungen beginnt die Frist mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Läuft bei Ihnen eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerbescheid noch offen, kann die Aufbewahrung auch länger nötig sein, solange die Unterlagen dafür von Bedeutung sind.
E-Rechnungen: das XML ist das Original
Bekommen Sie eine E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD, ist die strukturierte Datei die Rechnung. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF reicht als Aufbewahrung nicht, die Datei selbst muss unverändert und lesbar bleiben. Bei ZUGFeRD steckt das XML im PDF; dort genügt es, die Datei als Ganzes aufzubewahren.
Unveränderbar und auffindbar
Aufbewahren heißt nicht nur speichern. Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Belege müssen während der ganzen Frist lesbar bleiben und sich einer Buchung zuordnen lassen. Ein Ordner mit umbenannten PDF-Dateien auf dem eigenen Rechner erfüllt das nur, solange niemand eine Datei überschreibt und die Datensicherung funktioniert.
So macht es kleinunternehmer-online
Hochgeladene Belege werden nach dem Upload nie mehr verändert und mit einer Prüfsumme gespeichert. Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderlich; korrigiert wird per Storno mit eigener Nummer. Eingehende E-Rechnungen archiviert die Anwendung als Originaldatei. Und wenn Sie einmal wechseln, nehmen Sie mit dem Gesamtexport alle Daten und Belege mit, die Aufbewahrungspflicht endet ja nicht mit dem Vertrag.